Audit HR processes

Who is it for?

HR process audit is suitable for HR teams:

At the time of the change of the HR department manager.

When the HR department expands or team members change.

When a company grows rapidly.

If you have a problem in HR and do not know why.

What will we solve?

We will map the HR processes, evaluate their current status and propose specific corrective measures with a time frame for implementation.

The benefits?

Effective distribution of competencies in the HR team.

Improving the KPI of the HR department.

Setting up HR processes in accordance to applicable legislation.

We are here, for You

GDPR

Úvodné ustanovenia
Spracúvanie osobných údajov spoločnosťou Aduco, s.r.o.,Krompašská 2547/138 040 11 Košice – mestská časť Pereš, IČO 52486222, DIČ 212 105 6564 (ďalej len
“Prevádzkovateľ”) v Slovenskej republike sa vykonáva v súlade s aktuálne platnou právnou úpravou, najmä Zákonom 18/2018 Z. z. ochrane osobných údajov a Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov.
Prevádzkovateľ spracúva v informačných systémoch osobné údaje výlučne dotknutých osôb vymedzených týmto dokumentom a výlučne na základe zákonných dôvodov a pre účely vymedzené týmto dokumentom.
Prevádzkovateľ nespracúva žiadne ďalšie osobné údaje ani osobitné kategórie osobných údajov v informačných systémoch bez súhlasu dotknutých osôb.
Výklad pojmov.
Osobnými údajmi sa rozumejú údaje týkajúce sa identifikovanej fyzickej osoby alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora, iného identifikátora ako je napríklad meno, priezvisko, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, alebo online identifikátor, alebo na základe jednej alebo viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú identitu, fyziologickú identitu, genetickú identitu, psychickú identitu, mentálnu identitu, ekonomickú identitu, kultúrnu identitu alebo sociálnu identitu.
Spracúvaním osobných údajov sa rozumie spracovateľská operácia alebo súbor spracovateľských operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, najmä získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štrukturovanie, uchovávanie, zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie, bez ohľadu na to, či sa vykonáva automatizovanými prostriedkami alebo neautomatizovanými prostriedkami.
Prevádzkovateľom sa rozumie každý, kto sám alebo spoločne s inými vymedzí účel a prostriedky spracúvania osobných údajov a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene.

4.Sprostredkovateľom sa rozumie každý, kto spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa.

Dotknutou osobousa rozumie každá fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú, a to najmä

zamestnanci
uchádzači o zamestnanie
osoby, ktoré sú s Prevádzkovateľom v zmluvnom vzťahu alebo v pravidelnom kontakte, za účelom spolupráce v súlade s službami Prevádzkovateľa v zmysle činností Prevádzkovateľa zapísaných v OR SR

Treťou stranousa rozumie každý, kto nie je dotknutou osobou, prevádzkovateľom, sprostredkovateľom alebo inou fyzickou osobou, ktorá na základe poverenia prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa spracúva osobné údaje.
Príjemcomsa rozumie každá fyzická osoba, ktorá nie je dotknutou osobou a ktorá sa oboznámi s osobnými údajmi dotknutej osoby.

8.Obmedzením spracúvania osobných údajov sa rozumie označenie uchovávaných osobných údajov s cieľom obmedziť ich spracúvanie v budúcnosti a to na základe žiadosti dotknutej osoby za podmienok uvedených v týchto informáciách.

3. Zásady spracovávania osobných údajov
Osobné údaje sú prevádzkovateľom spracúvané zákonným spôsobom v súlade s nariadením o ochrane osobných údajov a zákonom o ochrane osobných údajov a to tak, aby nedošlo k porušeniu základných práv dotknutej osoby.
Osobné údaje prevádzkovateľ získava na konkrétne určený, oprávnený a výslovne uvedený účel a osobné údaje sa nespracúvajú ďalej spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmto účelom.
Spracúvané osobné údaje sú primerané, relevantné a obmedzené na nevyhnutný rozsah daný účelom, na ktorý sa spracúvajú.
Spracúvané osobné údaje musia byť správne a podľa potreby aktualizované. Osobné údaje, ktoré sú nesprávne z hľadiska účelov, na ktoré sa spracúvajú, prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu vymaže alebo opraví.
Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu dotknutej osoby najneskôr dovtedy, kým je to potrebné na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú. Osobné údaje sa môžu uchovávať dlhšie, ak sa majú spracúvať výlučne na účel archivácie, na vedecký účel, na účel historického výskumu alebo na štatistický účel na základe osobitného predpisu a ak sú dodržané primerané záruky ochrany práv dotknutej osoby.
Osobné údaje sú prevádzkovateľom spracúvané spôsobom, ktorý prostredníctvom primeraných technických a organizačných opatrení zaručuje primeranú bezpečnosť osobných údajov vrátane ochrany pred neoprávneným spracúvaním osobných údajov, nezákonným spracúvaním osobných údajov, náhodnou stratou osobných údajov, výmazom osobných údajov alebo poškodením osobných údajov
Práva dotknutých osôb _ Poučenie:

Dotknutá osoba má v súvislosti so spracúvaním jej osobných údajov nasledovné práva:
Právo požadovať od prevádzkovateľa prístup k osobným údajom
Právo na opravu osobných údajov
Právo na vymazanie osobných údajov
Právo požadovať od prevádzkovateľa to, aby prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie jej osobných údajov
Právo na prenosnosť osobných údajov
Právo na oznámenie porušenia ochrany osobných údajov, ak takéto porušenie ochrany osobných údajov môže viesť k vysokému riziku pre práva fyzickej osoby
Právo namietať spracúvanie osobných údajov.
Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov pred Úradom na ochranu osobných údajov podľa § 100 zákona o ochrane osobných údajov
Dotknutá osoba bola výslovne oboznámená so skutočnosťou, že v prípadoch, ak právnym základom spracúvania osobných údajov je súhlas dotknutej osoby na konkrétny účel, dotknutá osoba má právo kedykoľvek svoj súhlas odvolať.

Príjemcovia osobných údajov:

Prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje tretím stranám výlučne na základe zmluvy o sprostredkovaní v súlade s účelom a právnym základom vyššie uvedeným, ako aj v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov a nariadením o ochrane osobných údajov.
Príjemcovia osobných údajov sú najmä sprostredkovatelia, ktorí poskytujú prevádzkovateľovi účtovné a personálne služby, služby vyhľadávania zamestnancov, právne služby, poskytovanie technických služieb, IT služby, konzultačné služby, poradenské služby apod.
Príjemcovia osobných údajov sú zamestnanci prevádzkovateľa ak boli poučení v súlade so zákonom a sú zaviazaní povinnosťou mlčanlivosti a to len za predpokladu, že sprístupnenie osobných údajov zamestnancom prevádzkovateľa je nevyhnutné na dosiahnutie niektorého z účelov spracovania osobných údajov.
Prevádzkovateľ poskytne alebo sprístupní osobné údaje orgánom štátnej správy, orgánom verejnej správy alebo iným štátnym orgánom a inštitúciám v prípade, ak je takéto poskytnutie alebo sprístupnenie v súlade so všeobecne záväznými právnymi predpismi platnými v Slovenskej republike a ak je to nevyhnutné pre dodržanie príslušného právneho predpisu alebo vynútiteľnú žiadosť orgánu štátnej správy, uplatnenie príslušných zmluvných podmienok vrátane kontroly ich dodržiavania, prevenciu alebo postup zameraný na riešenie podvodu, technických a bezpečnostných incidentov, uplatnenie práv a nárokov v súlade so všeobecne záväznými právnymi predpismi platnými v SR.

Vybavovanie žiadosti o poskytnutie, opravu, výmaz, obmedzení spracúvania, prenosnosť osobných údajov

Prevádzkovateľ je povinný vybaviť žiadosť dotknutej osobe najneskôr do jedného mesiaca od doručenia žiadosti.
Uvedenú lehotu môže prevádzkovateľ v odôvodnených prípadoch s ohľadom na komplexnosť a počet žiadostí predĺžiť o ďalšie dva mesiace, a to aj opakovane.
Ak nedostatok údajov o žiadateľovi bráni prevádzkovateľovi jednoznačne identifikovať žiadateľa alebo nedostatok údajov bráni postupu vybavenia žiadosti, prevádzkovateľ vyzve žiadateľa, aby žiadosť doplnil alebo aby dostatočne preukázal svoju totožnosť.
Ak žiadateľ tejto výzve do 7 dní odo dňa jej doručenia nevyhovie, prevádzkovateľ je oprávnený o žiadosti odmietnuť konať

o Informácie a oznámenia a opatrenia sa poskytujú bezodplatne, ak o nich žiada dotknutá osoba po prvýkrát a žiadosť dotknutej osoby nie je zjavne neopodstatnená alebo zjavne neprimeraná. Zjavnú neopodstatnenosť žiadosti alebo neprimeranosť žiadosti posudzuje prevádzkovateľ.

Ak je žiadosť dotknutej osoby zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná, najmä pre jej opakujúcu sa povahu, prevádzkovateľ môže:

o požadovať primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady na poskytnutie informácií, oznámenie alebo na uskutočnenie požadovaného opatrenia, alebo

o odmietnuť konať na základe žiadosti